Jedním z typů textů často se objevujícím u maturity z AJ v části písemné práce je psaní formálního dopisu v angličtině (formal letter). Přinášíme Vám, milí maturanti, návod k napsání formální dopisu tak, abyste u této části získali maximálního možného počtu bodů.Rozsah formálního dopisu u maturity z AJ je 120-150 slov – objevuje se tedy v první části písemné práce u maturity z anglického jazyka.
Jak určit, zda budu psát formální dopis nebo neformální dopis? U psaní dopisu je velmi důležité uvědomit si, komu dopis píši. Je-li adresátem (ten, komu dopis píši) můj kamarád, příbuzný, přítel či přítelkyně, budu psát dopis neformální. Je-li však adresátem osoba, ke které chovám formální respekt, např. učitel, úředník, starosta nebo nadřízený, volím psaní dopisu formálního.
ČTĚTE TAKÉ: Jak napsat excelentní dopis kamarádovi anglicky?
U formálního dopisu je tedy třeba zdržet se hovorových výrazů, jako například čau, jak je?, měj se, tak zatim čus, apod. a použít místo nich výrazy formální, jako např. Dobrý den, Vážený pane, Těším se na Vaši odpověď a jiné. V každém případě je nutné vyvarovat se výrazům sprostým, vulgárním.
Každý dopis, ať už formální dopis, nebo neformální dopis musí obsahovat následující části:
1. ADRESA PISATELE A ADRESA PŘÍJEMCE
2. DATUM
3. OSLOVENÍ
4. TEXT DOPISU (rozpracovaný podle bodů zadání)
5. ROZLOUČENÍ
6. PODPIS
Jak jednotlivé části formálního dopisu rozpracovat tak, abychom získali co nejvíce bodů v hodnocení?
1. Adresa pisatele a adresa příjemce
Adresa pisatele (nás):
Adresa pisatele (tedy toho, kdo dopis píše), se v angličtině píše do pravého horního rohu a vypadá následovně:
Mr Jiří Amos
Červeného 9
46006 Liberec
Czech Republic
Adresa příjemce (ten, komu dopis píšeme):
Každý dopis by měl obsahovat adresu toho, komu dopis píši. Nejen v Británii, USA nebo jiných anglosaských zemích je toto zvykem. Adresa příjemce dopisu se bude nacházet pod adresou pisatele, ale vlevo. Podívejte se na příklad:
Mr Tom Jones
5. Avenue 44
10003 New York City
USA
POZOR: U písemné práce z angličtiny u maturity často napsání adresy příjemce není vyžadováno: Psaní adresy a data u maturitní písemné práce z angličtiny – psát nebo ne?
2. Datum
Pod adresou příjemce se nachází datum – na pravé straně. Psaní data je u psaní formálního dopisu vyžadováno. Příklad správného uvedení data:
15 July, 2014
3. Oslovení
Vhodné oslovení je ale již zcela nepostradatelnou součástí formálního dopisu. Nachází se vždy nalevo nad textem dopisu a musí být od textu dopisu řádně odděleno, nejlépe vynecháním jednoho řádku. Zde je několik vhodných příkladů oslovení pro formální dopis:
- Dear Mr Jones, (Vážený pane Jonesi,)
- Dear Mary, (Vážená Mary,)
- Dear Sir, (Vážený pane,)
- Dear Madam, (Vážená paní,)
Oslovíte-li příjemce textu tímto způsobem, máte vyhráno. Hlavně na oslovení nezapomeňte, to už byste přicházeli o cenné body v hodnocení.
ČTĚTE TAKÉ: Jak napsat vynikající motivační dopis v angličtině?
4. Text dopisu
Dostáváme se k nejdelší a nejrozpracovanější části formálního dopisu, a to je jeho hlavní text. V samotném textu dopisu totiž maturant ukazuje, je-li jeho anglický jazyk na požadované úrovni a umí-li si anglicky poradit v situaci, která je striktně dána zadáním.
Než se pustíme do samotného psaní formálního dopisu, podívejme se ještě na jednu důležitou věc, kterou je formální styl psaní. V angličtině se formální styl psaní vyznačuje tím, že budete v celém textu dopisu používat výhradně nestažené tvary: Pište tedy například:
- I am namísto I’m
- She has namísto She’s
- They will namísto They’ll
Pište nestažené tvary všude tam, kde je to možné, dodržíte tak formální styl psaní a opět se přiblížíte k vynikajícímu hodnocení o krůček blíže. Maturitní písemná práce z angličtiny zpravidla není slohová práce pro kreativce nebo umělce. Je to tzv. strukturovaný text, což znamená, že máte jasně předem dáno zadáním, co přesně musíte v dopisu napsat. To je vždy dáno jednotlivými body zadání. Cestou k excelentnímu hodnocení je tedy, stejně jako u ostatních typů textů u maturity z AJ perfektní dodržení, zmínění a rozpracování jednotlivých bodů zadání. To je Vaše alfa-omega úspěchu u psaní formálního dopisu.
Příklad bodů zadání u formálního dopisu např. Vašemu nadřízenému mohou znít následovně: – uveďte důvod, proč píšete (bod zadání č.1) – popište podrobně Váš problém a řekněte proč je problém nutné vyřešit (bod zadání č.2) – navrhněte řešení problému (bod zadání č.3) – poproste nadřízeného o radu (bod zadání č.4)
Každý z bodů zadání by měl být rozpracován v jednom odstavci Vašeho formálního dopisu. Každý odstavec by měl být viditelně oddělen, z prvního pohledu na Vaše psaní by měly být odstavce rozpoznatelné. Vynechejte tedy mezi odstavci vždy jeden řádek, nebo při psaní nového odstavce vždy mírně odsaďte první řádek odstavce.
Ukázka dobře rozpracovaných bodů výše zmíněného zadání:
I am writing in regards of a problem which occurred last month with one of our customers. I tried to solve the problem on my own but I feel I will need to consult you about it. (DŮVOD, PROČ PÍSI – bod zadání č. 1)
The customer wanted to buy some of our products last month but our operator on the phone was very rude to him. (POPIS PROBLÉMU – bod zadání č. 2) The customer is one of our dear clients and he said that after this experience he would stop purchasing from us. I think we cannot afford to lose him. (DŮVOD, PROČ JE NUTNÉ PROBLÉM VYŘEŠIT – bod zadání č. 2)
After some consideration I suggest contacting him and excusing for the operator’s behaviour on the phone, offering a 20% discount on his next order of our products (NÁVRH ŘEŠENÍ PROBLÉMU – bod zadání č.3) I think he can accept it and continue doing business with us.
Do you think we can handle this situation as I have written above, or would you advise a better solution for this problem? (PROSBA O RADU NADŘÍZENÉHO – bod zadání č. 4)
Ve výše uvedeném vzoru rozpracování textu dopisu je zřejmé, že všechny body zadání jsou jasně zmíněny a vhodně rozpracovány. Text neobsahuje žádné stažené tvary, a jeho odstavce jsou jasně odděleny vynecháním jednoho řádku mezi odstavci. Toto vzorové řešení formálního dopisu by jistě získalo v hodnocení velmi vysoký počet bodů, ne-li maximální.
5. Rozloučení
Každý dopis by měl obsahovat rozloučení. To by mělo být od předchozího textu odděleno vynecháním jednoho řádku. U formálního dopisu je možné použít následující příklady rozloučení:
Best regards, (s pozdravem,)
I am looking forward to your reply, (těším se na Vaší odpověď,)
With kindest regards, (s pozdravy,)
6. Podpis
Váš podpis pod formálním dopisem je tečkou Vašeho dopisu, tedy poslední částí. Měl by být od předchozího textu zřetelně oddělen, nejlépe vynecháním jednoho řádku a měl by být napsán nalevo pod rozloučením. Na podpis nezapomeňte, přišli byste tak o Vaše body v hodnocení.
Příklad vhodného podpisu:
Jiří Amos
Obsahuje-li Váš formální dopis všechny zadáním požadované části, je-li psán formálně, tedy bez stažených tvarů, a angličtinou, které je rozumět, nezbývá nám než Vám pogratulovat. S psaním formálního dopisu se jistě v budoucnu setkáte a tuto dovednost jistě využijete v praxi.
ČTĚTE TAKÉ: Zadání všech ostrých písemných slohových prací u maturity z angličtiny
Zadání formálního dopisu
Představte si následující situaci. Jste manažerem ve firmě v USA a staráte se o kontakt se zákazníky. Vyskytl se však problém, který musíte konzultovat se svým nadřízeným, Johnem Jonesem (rodilý Američan mluvící pouze anglicky). Napište mu dopis v rozsahu 120-150 slov, ve kterém:
– uveďte důvod, proč píšete;
– popište podrobně Váš problém a řekněte proč je problém nutné vyřešit;
– navrhněte řešení problému;
– poproste nadřízeného o radu.
Nezapomeňte na formální náležitosti daného typu textu.
Vzor vypracování formálního dopisu
15 July, 2014
Dear Mr Jones,
I am writing in regards of a problem which occurred last month with one of our customers. I tried to solve the problem on my own but I feel I will need to consult you about it.
The customer wanted to buy some of our products last month but our operator on the phone was very rude to him. The customer is one of our dear clients and he said that after this experience he would stop purchasing from us. I think we cannot afford to lose him.
After some consideration I suggest contacting him and excusing for the operator’s behaviour on the phone, offering a 20% discount on his next order of our products. I think he can accept it and continue doing business with us.
Do you think we can handle this situation as I have written above, or would you advise a better solution for this problem?
Best regards,
Jiří Amos
Napíšete-li formální dopis podobným způsobem jako je výše zmíněný vzor, jistě dosáhnete vynikajícího hodnocení u maturitní písemné práce z anglického jazyka.
ČTĚTE TAKÉ: Další vzor formálního dopisu anglicky k maturitě z AJ